建設業者・工務店のためのAIプロンプト

下のプロンプトはどれも、一般的なAIチャットツールで使えます。[顧客名]、[案件]、[作業範囲]のようなプレースホルダーは、あなたが埋める部分です。貼り付ける具体的な情報が多いほど結果は良くなります。ただし、AIに数字を作らせてはいけません。数字はこちらが渡し、言葉だけを書かせましょう。

見積り・積算

下見や項目リストを、わかりやすく明細化した見積りメールに変えるために使います。価格はあなた自身のものを貼り付けてください。AIは体裁を整えて説明するだけで、値付けはしません。

[顧客名] 宛てに、[案件] の見積りメールを親しみやすく丁寧な文体で書いてください。
明細項目と私の価格は次のとおりです：[明細項目＋価格]。
合計は [合計]、有効期限は30日間。支払条件：[支払条件]。
明細項目はすっきりとした箇条書きで示し、冒頭に1行の
作業範囲の要約を添え、[自社名] からの温かい締めくくりを入れてください。
私が渡していない数字を変更・端数処理・追加しないでください。

私の走り書きメモを、[案件] の明確な作業範囲書にしてください。
私のメモ：[私のメモ]。
「含むもの」「含まないもの」「前提条件」に整理してください。
施主にも分かる平易な言葉を使ってください。曖昧な点は
推測せず、私への質問として挙げてください。

[案件] の見積りが高いと言っている [顧客名] に、落ち着いた自信のある
返信を書いてください。値引きせずに価値を説明します：
[含まれる内容]、材料の品質、保証、そして一度で正しくやることの
コスト。150語以内で。明細を一緒に見ていくことを申し出てください。
価格について謝らないでください。

[案件] について2つの案を提示する短いメールを書いてください。
案A（標準）：[案A]。案B（上位）：[案B]。
それぞれの違いを1行で要約し、顧客が
プレッシャーなく選べるようにしてください。価格は私が自分で入れます。
各金額が入る場所に、分かりやすい [価格] のプレースホルダーを残してください。

[顧客／会社名] 宛ての、[案件] の正式な見積書に添える
1段落の添え状を書いてください。要件を確認済みであることを伝え、
[工事の種類] における当社の関連実績に触れ、次のステップを
述べてください。プロらしく、しかし堅苦しくなく。
[自社名] として締めてください。

変更・追加工事

「それは別料金です」という気まずい会話を、あなたの代わりに書きます。明確で、記録に残り、後で覆されにくい形で。

[顧客名] 宛てに、明確な変更工事の連絡を書いてください。
当初の作業範囲：[当初の作業範囲]。依頼された変更：[変更内容]。
費用への影響：[費用への影響]。工程への影響：[工期への影響]。
「承認」と返信すれば済む、短い承認依頼の形にしてください。
この項目の作業は書面での承認後にのみ開始する旨を明記してください。
私が渡した数字だけを使ってください。

[顧客名] から [依頼内容] もやってほしいと頼まれましたが、
当初の作業範囲には入っていませんでした：[当初の作業範囲]。対応は
可能だと伝えつつ、合意した作業への追加である点に触れ、
すぐに変更見積りを送ると伝える、親しみやすいメッセージを書いてください。
関係は良好に保ち、細かく請求してくるような印象を与えないでください。

[日付] に口頭で合意した内容を記録する、[顧客名] 宛ての短い
「確認まで」メールを書いてください：[合意した内容]。
返信で確認してもらうよう依頼してください。親しみやすい文体で、
それでいて書面の記録が残るように。

顧客・現場との連絡

顧客を安心させ、評価を高く保つための、進捗・予定変更・「もうすぐ完成です」といった、こまめな連絡の積み重ね。

[案件] について、[顧客名] 宛ての短い週次進捗報告を書いてください。
今週やったこと：[今週やったこと]。来週の予定：[来週の予定]。
問題点：[問題点、または「なし」]。安心感があり、プロらしく、120語
以内で。「ご質問はいつでもどうぞ」で締めてください。

[顧客名] の工事の遅れについて、誠実でプロらしいメッセージを
書いてください。理由：[理由]。新しい見込み日程：[新しい日程]。
きちんと責任を認め、過剰には謝らず、ここから予定通りに進めるために
何をしているかを説明してください。信頼を保ってください。

[顧客名] 宛てに「まもなく着工します」というメールを書いてください。
着工日：[着工日]。初日に想定されること：[当日の流れ]。
事前にやっておいてほしいこと（通路の確保、車の移動、ペットの
管理など）も含めてください。安心して任せられるよう、親しみやすく
段取りよく。

[案件] について、[顧客名] 宛ての温かい工事完了メッセージを
書いてください。お礼を述べ、施工保証に触れ、気になる点があれば
連絡してほしいと伝え、[レビューリンク] でのレビューをやんわりと
お願いしてください。レビューを押しつけないように。

不満を抱いている [顧客名] に、落ち着いて弁解がましくない返信を
書いてください：[苦情内容]。私の解決策：[私の対応]。相手の
苛立ちを受け止め、次のステップの責任を引き受け、明確な
期限を示し、短くまとめてください。言い訳や反論はなしで。

下請けの調整

頼りにしている職人への段取り書、折り返し、催促。誰も違う日に現場へ来ないよう、十分に具体的に。

[下請け名／職種] 向けに、明確な仕事の段取り書を書いてください。
現場：[現場住所]。作業範囲：[作業範囲]。必要な入り日：[日程]。
現場担当：[現場担当]。入場方法：[入場方法]。
折り返し確認してほしいこと（空き状況、日当または見積り、
用意する材料の有無）を挙げてください。短く要点だけで。

[下請け名] 宛てに、短く礼儀正しい催促を書いてください。仕事を
進めるために [必要なもの] を [期限] までに待っている状況です。
親しみやすく、しつこくなく。ただし期限は明確に。

[日付] に [現場] で [職種A] と [職種B] を調整するため、
両方に送れる1通のメッセージを書いてください。作業の順序は
[作業順序] です。どちらが先に入るか、2番目の職種がおおよそ
いつ到着すべきかを明確にし、遅れそうなら電話するよう伝えてください。

スケジュール・フォローアップ

いつも送ろうと思って先延ばしにしているフォローアップ。リストを貼れば、仕上がったメッセージが返ってきます。

[見積り送付からの日数] 日ほど前に [案件] の見積りを送った件で、
[顧客名] に軽いフォローを書いてください。質問がないか確認し、
作業範囲の調整を申し出て、「はい」と言いやすくしてください。
プレッシャーや罪悪感は与えず。80語以内で。

[顧客名] 宛てに、現地調査を予約する短いメッセージを書いてください。
次の候補を提示します：[候補の時間2〜3個]。どれかを選ぶか、
別の候補を提案してもらうよう依頼してください。現場でおおよそ
どれくらいかかるかも伝えてください。簡潔で親しみやすく。

[顧客名] 宛てに、予約の日程変更のメッセージを書いてください。
理由：[理由]。新しい候補：[新しい候補]。手短に謝り、
再予約を手間なくできるようにし、あなたの工事は今も最優先だと
安心させてください。

これが私の雑然としたフォローアップリストです：[私のリスト]。
各項目について、誰に連絡すべきか、メッセージに何を書くべきか
（1〜2行で下書き）、そしていつ送るのがよいかを教えてください。
今日こなせるよう、シンプルな表にまとめてください。

事務・書類

請求書、リマインド、そして資金繰りを保ちトラブルを減らす細かな条件。

[案件] について、[顧客名] 宛てのプロらしい請求書メールを
書いてください。金額：[金額]。支払期日：[支払期日]。支払方法：[支払方法]。
お取引のお礼を述べ、短くまとめてください。私が渡した金額だけを
使ってください。支払いが遅れると作業を一時停止する場合がある旨を、
丁寧な一文で添えてください。

[顧客名] 宛てに、請求書 [請求書番号]（[金額]）の支払いリマインドを
書いてください。現在 [超過日数] 日超過しています。プロらしく礼儀を
保ちつつ、支払期日を過ぎている点は明確に。請求書の再送を申し出て、
支払日を確認してもらうよう依頼してください。

この顧客とのメールのやり取りを、次のように要約してください：
1) 相手が合意したこと、2) 相手が求めていること、3) こちらがまだ
対応すべきこと、4) 期限。やり取り：[やり取りを貼付]。箇条書きで
まとめてください。

[案件] について、平易な言葉で短い支払条件のメモを書いてください：
着工の予約に着手金 [着手金の割合]、その後 [出来高払い]。
驚きがないよう、明確で公平に。これは友好的な要約であって法的な
助言ではない点を明記し、実際の契約書は専門家に確認してもらうべきだと
注意を促してください。

どのプロンプトも良くする一つの習慣： AIに実際の事実（数字、日付、名前、作業範囲）を渡し、何も作り出さないよう指示すること。そして送る前に下書きを読むこと。AIは速く書きますが、署名するのは今もあなたです。