KI-Prompts für Handwerker und Baubetriebe

Jeder Prompt unten funktioniert in jedem allgemeinen KI-Chat-Tool. Platzhalter wie [Kundenname], [Projekt] und [Leistungsumfang] füllen Sie selbst aus. Je mehr echte Details Sie einfügen, desto besser das Ergebnis — aber lassen Sie die KI niemals Zahlen erfinden. Geben Sie ihr die Zahlen; sie schreibt die Worte.

Angebote & Kostenvoranschläge

Nutzen Sie diese, um aus einer Besichtigung oder einer Liste von Positionen eine klare, aufgeschlüsselte Angebots-E-Mail zu machen. Fügen Sie Ihre eigenen Preise ein — die KI formatiert und erklärt, sie kalkuliert nicht.

Schreibe eine freundliche, professionelle Angebots-E-Mail an [Kundenname] für [Projekt].
Hier sind die Positionen und meine Preise: [Positionen + Preise].
Gesamtsumme ist [Gesamtsumme], gültig für 30 Tage. Zahlungsbedingungen: [Bedingungen].
Stelle die Positionen als saubere, aufgeschlüsselte Liste dar, füge oben eine
einzeilige Zusammenfassung des Leistungsumfangs hinzu und einen warmen Gruß von [Ihr Unternehmen].
Ändere, runde oder ergänze keine Zahlen, die ich dir nicht gegeben habe.

Verwandle meine groben Notizen in einen klaren Leistungsumfang für [Projekt].
Meine Notizen: [meine Notizen].
Gliedere es in: Enthalten, Nicht enthalten und Annahmen.
Verwende einfache Sprache, die ein Hausbesitzer versteht. Markiere alles
Unklare als Frage an mich, statt zu raten.

Schreibe eine ruhige, selbstbewusste Antwort an [Kundenname], der gesagt hat, mein Angebot
für [Projekt] wirke zu hoch. Erkläre den Wert ohne Rabatt:
[was enthalten ist], Materialqualität, Gewährleistung und die Kosten,
es einmal richtig zu machen. Halte es unter 150 Wörtern. Biete an, ihn
durch die Positionen zu führen. Entschuldige dich nicht für den Preis.

Schreibe eine kurze E-Mail, die zwei Optionen für [Projekt] vorstellt.
Option A (Standard): [Option A]. Option B (Premium): [Option B].
Fasse den Unterschied in jeweils einer Zeile zusammen und lass den Kunden
ohne Druck wählen. Die Preise trage ich selbst ein — lasse
klare [PREIS]-Platzhalter, wo jede Zahl hingehört.

Schreibe ein einzeiliges Anschreiben, das einem formellen Kostenvoranschlag
für [Projekt] an [Kunde/Firma] beigelegt wird. Bestätige, dass wir die
Anforderungen geprüft haben, erwähne unsere einschlägige Erfahrung in [Art der Arbeit]
und nenne die nächsten Schritte. Professionell, aber nicht steif. Unterschreibe als
[Ihr Unternehmen].

Nachträge & Änderungsaufträge

Das unangenehme „das kostet extra"-Gespräch, für Sie geschrieben — klar, dokumentiert und später schwer anzufechten.

Schreibe einen klaren Änderungsauftrag für [Kundenname].
Ursprünglicher Umfang: [ursprünglicher Umfang]. Gewünschte Änderung: [die Änderung].
Kostenauswirkung: [Kostenauswirkung]. Terminauswirkung: [Zeitauswirkung].
Formuliere es als kurze Freigabeanfrage, auf die er mit „freigegeben" antworten kann.
Weise darauf hin, dass die Arbeit an dieser Position erst nach schriftlicher Freigabe beginnt.
Verwende nur die Zahlen, die ich angegeben habe.

[Kundenname] hat mich gebeten, auch [die Anfrage] zu erledigen, aber das war nicht im
ursprünglichen Umfang: [ursprünglicher Umfang]. Schreibe eine freundliche Nachricht, die
sagt, dass wir das gerne machen, anmerkt, dass es eine Ergänzung zur vereinbarten Arbeit ist,
und dass ich dafür einen kurzen Nachtrag schicke. Halte die Beziehung
warm — klinge nicht, als würde ich jeden Cent zusammenkratzen.

Schreibe eine kurze „nur zur Bestätigung"-E-Mail an [Kundenname], die
festhält, was wir mündlich am [Datum] vereinbart haben: [was wir vereinbart haben]. Bitte ihn,
zur Bestätigung zu antworten. Freundlicher Ton, aber es entsteht ein schriftlicher Nachweis.

Kunden- & Baustellenkommunikation

Der stetige Fluss von Updates, Terminverschiebungen und „wir sind fast fertig"-Nachrichten, die Kunden ruhig und Bewertungen hoch halten.

Schreibe ein kurzes wöchentliches Fortschritts-Update an [Kundenname] für [Projekt].
Diese Woche erledigt: [diese Woche erledigt]. Für nächste Woche geplant: [nächste Woche].
Etwaige Hindernisse: [Hindernisse oder „keine"]. Beruhigend, professionell, unter
120 Wörtern. Ende mit „melden Sie sich jederzeit bei Fragen."

Schreibe eine ehrliche, professionelle Nachricht an [Kundenname] über eine
Verzögerung bei seinem Auftrag. Grund: [Grund]. Neuer voraussichtlicher Termin: [neues Datum].
Steh dazu, entschuldige dich nicht übermäßig und erkläre, was wir tun, um es
von hier an im Zeitplan zu halten. Erhalte sein Vertrauen.

Schreibe eine „wir fangen bald an"-E-Mail an [Kundenname].
Starttermin: [Starttermin]. Was am ersten Tag zu erwarten ist: [was zu erwarten ist].
Nenne alles, was er vorher tun muss (Zugang freimachen, Autos wegfahren,
Haustiere sichern). Freundlich und organisiert, damit er sich gut aufgehoben fühlt.

Schreibe eine herzliche Abschlussnachricht an [Kundenname] für [Projekt].
Bedanke dich, erwähne die Gewährleistung auf die Arbeit, lade ihn ein, sich zu
melden, falls etwas Aufmerksamkeit braucht, und bitte behutsam um eine Bewertung unter
[Bewertungslink]. Sei bei der Bewertung nicht aufdringlich.

Schreibe eine ruhige, nicht defensive Antwort an [Kundenname], der unzufrieden ist:
[die Beschwerde]. Mein Plan, es zu beheben: [was ich tun werde]. Erkenne
seine Frustration an, übernimm die Verantwortung für den nächsten Schritt, gib einen klaren
Zeitrahmen und halte es kurz. Keine Ausreden, kein Streiten.

Koordination von Subunternehmern

Briefings, Rückrufe und Erinnerungen für die Gewerke, auf die Sie sich verlassen — genau genug, dass niemand am falschen Tag auftaucht.

Schreibe ein klares Auftrags-Briefing für [Name Subunternehmer / Gewerk].
Baustelle: [Baustellenadresse]. Umfang: [Umfang]. Vor Ort benötigt am: [Datum].
Ansprechpartner Baustelle: [Ansprechpartner Baustelle]. Zugangsdetails: [Zugang].
Liste auf, was er mir zurückbestätigen soll (Verfügbarkeit, Tagessatz oder
Angebot, etwaige von ihm gestellte Materialien). Kurz und auf den Punkt.

Schreibe eine kurze, höfliche Erinnerung an [Name Subunternehmer]. Ich warte auf
[was ich brauche] und brauche es bis [Frist], um den Auftrag am Laufen zu halten.
Freundlich, nicht nörgelnd — aber mache die Frist klar.

Schreibe eine Nachricht, die ich sowohl an [Gewerk A] als auch an [Gewerk B] senden kann, um
sie auf [Baustelle] am [Datum] zu koordinieren. Die Reihenfolge der Arbeiten ist:
[Reihenfolge]. Mache klar, wer zuerst kommt, wann das zweite
Gewerk ungefähr eintreffen soll, und dass sie mich anrufen sollen, falls sich etwas verschiebt.

Terminplanung & Nachfassen

Die Nachfassnachrichten, die Sie immer senden wollen. Fügen Sie Ihre Liste ein, bekommen Sie fertige Nachrichten zurück.

Schreibe ein leichtes Nachfassen an [Kundenname] zu dem Angebot, das ich für
[Projekt] vor etwa [Tage seit Angebot] Tagen geschickt habe. Frage, ob er
Fragen hat, biete an, den Umfang anzupassen, und mache es leicht, Ja zu sagen.
Kein Druck, kein schlechtes Gewissen. Unter 80 Wörtern.

Schreibe eine kurze Nachricht an [Kundenname], um einen Vor-Ort-Termin zu vereinbaren.
Biete diese Optionen an: [zwei oder drei Terminvorschläge]. Bitte ihn, eine
auszuwählen oder eine andere vorzuschlagen. Bestätige, wie lange ich ungefähr vor Ort brauche.
Einfach und freundlich.

Schreibe eine Nachricht an [Kundenname], um unseren Termin zu verschieben.
Grund: [Grund]. Neue Optionen: [neue Optionen]. Entschuldige dich kurz,
mache das Neuvereinbaren mühelos und versichere ihm, dass sein Auftrag weiterhin
Priorität hat.

Hier ist meine unaufgeräumte Nachfassliste: [meine Liste].
Sage mir für jeden Punkt, wen ich kontaktieren muss, was die Nachricht
sagen soll (entwirf sie in ein oder zwei Zeilen), und schlage vor, wann ich sie
senden soll. Stelle es in einer einfachen Tabelle dar, die ich heute abarbeiten kann.

Verwaltung & Papierkram

Rechnungen, Erinnerungen und das Kleingedruckte, das den Cashflow am Laufen und Streitigkeiten selten hält.

Schreibe eine professionelle Rechnungs-E-Mail an [Kundenname] für [Projekt].
Betrag: [Betrag]. Fällig: [Fälligkeitsdatum]. Zahlungsmethoden: [Zahlungsmethoden].
Bedanke dich für den Auftrag und halte es kurz. Verwende nur den Betrag,
den ich dir gegeben habe. Füge eine höfliche Zeile hinzu, dass verspätete Zahlungen die Arbeit pausieren können.

Schreibe eine Zahlungserinnerung an [Kundenname] für Rechnung [Rechnungsnr.]
([Betrag]), jetzt [Tage überfällig] Tage überfällig. Bleib professionell und
respektvoll, aber mache klar, dass die Zahlung nun fällig ist. Biete an, die
Rechnung erneut zu senden, und bitte ihn, einen Zahlungstermin zu bestätigen.

Fasse diesen Kunden-E-Mail-Verlauf zusammen in: 1) womit er einverstanden ist,
2) worum er bittet, 3) was ich ihm noch schulde und 4) etwaige
Fristen. Verlauf: [Verlauf einfügen]. Halte es in Stichpunkten.

Schreibe eine kurze, klar verständliche Zahlungsbedingungs-Notiz für [Projekt]:
Anzahlung von [Anzahlung %], um die Arbeit zu buchen, dann [Teilzahlungen].
Halte es klar und fair, damit es keine Überraschungen gibt. Dies ist eine
freundliche Zusammenfassung, keine Rechtsberatung — weise darauf hin, dass ich meinen
echten Vertrag von einem Fachmann prüfen lassen sollte.

Eine Gewohnheit, die jeden Prompt besser macht: Geben Sie der KI Ihre echten Fakten (Zahlen, Daten, Namen, Umfang) und sagen Sie ihr, nichts zu erfinden. Lesen Sie dann den Entwurf, bevor Sie ihn senden. Die KI schreibt schnell; unterschreiben tun immer noch Sie.